本記事は、中小企業向けにGoogle Workspaceの導入・AI活用支援を行う株式会社ふじサンバが運営しています。NotebookLMの基本（改称・料金・安全性）はNotebookLMとは？をご覧ください。
NotebookLM（2026年7月からGemini Notebookに改称）は「社内資料を登録すると、その範囲で出典付きで答えてくれるAI」です。この記事では、数名〜数十名規模の会社が今日から真似できる活用例を7つ、始め方の手順つきで紹介します。すべてGoogle Workspaceの標準機能（追加料金なし）でできます。
この記事のポイント
- 最初の一歩は「マニュアルの問い合わせ窓口化」が費用対効果最大
- GeminiのMeet自動メモ → NotebookLMに登録で議事録が資産になる
- 出典付き回答なので、答えの根拠をその場で確認できる
1社内マニュアル・規程の「問い合わせ窓口」を作る
**いちばんおすすめの使い方です。**就業規則・経費精算マニュアル・業務手順書をソースとして登録したノートブックを作り、社員に共有します。
- 「経費精算の締め日は？」「有休の申請は何日前まで？」→ 出典付きで即答
- 総務・経理への「よくある質問」が減り、聞く側も気兼ねがいらなくなる
- 回答には資料の該当箇所が示されるため、「AIが適当に答える」不安が小さい
手順: マニュアル類（GoogleドキュメントやPDF）を1つのノートブックに登録 → ノートブックを社内に共有 → 「まずここに聞く」を周知。これだけです。
2議事録アーカイブ — 「あの件、いつ決まったっけ？」をなくす
Google WorkspaceのGemini（Meetの自動メモ）で議事録を作っている会社なら、その議事録ドキュメントをNotebookLMに溜めていくだけで、過去の決定事項を横断検索できるようになります。
- 「◯◯社との取引条件、過去の経緯をまとめて」
- 「先月の経営会議で決まったことを箇条書きで」
新しく入ったメンバーのキャッチアップにも効きます。会議のたびに登録するのは忘れがちなので、「月末に当月分をまとめて登録」のような運用ルールにするのがコツです。
Google WorkspaceのAI活用は、導入・設定とセットで無料相談を受け付けています。
無料相談を申し込む（入力30秒・営業電話なし）3研修・引き継ぎ資料を「音声」にする
NotebookLMの**音声概要（Audio Overview）**は、資料をワンクリックでラジオ番組風の対話音声に変換する機能で、日本語にも対応しています。
- 新人研修資料を音声化 → 通勤中や移動中に「耳で予習」
- 退職者の引き継ぎ資料を音声化 → 後任が概要を短時間でつかむ
- 長い提案書や報告書を、読む前に音声でざっくり把握
「読んでおいて」が守られない問題への、現実的な対策になります。
4提案書・見積の「過去資産」を下敷きにする
過去の提案書・見積書・導入事例をノートブックに集めておくと：
- 「製造業向けに出した過去の提案のポイントをまとめて」
- 「この規模の案件で過去に提示した構成は？」
と聞くだけで、社内のナレッジを新しい案件に転用できます。属人化しがちな「営業の勘どころ」を、辞めない資産に変える使い方です。
5補助金・制度文書の読み込み係
公募要領・手引き・FAQのPDFは長くて読みにくい文書の代表です。ノートブックに登録して：
- 「自社（従業員10名・サービス業）は対象になる？」
- 「申請に必要な書類を一覧にして」
と質問すれば、該当箇所への参照付きで整理してくれます。最終判断は必ず原文と事務局への確認を挟むべきですが、「読む前のあたり付け」が数時間→数分になります。
自社ならどこから始めるべきか、無料でご提案します。
無料相談を申し込む（入力30秒・営業電話なし）6顧客・業界リサーチのノート
商談前に、顧客のWebサイトのPDF資料・業界レポート・関連するYouTube動画（URLで登録可）を1つのノートブックへ。
- 「この会社の事業の特徴と、Google Workspaceが効きそうな業務を挙げて」
- 「この業界の課題を3つに要約して」
営業準備の質が、かけた時間に対して大きく上がります。
ノートブックの設計 — ここで成否が決まる
活用例を知っても、実際に作り始めると最初に迷うのが「どう分けるか」です。ここを適当に決めると、半年後に使われなくなります。
原則: 1つのノートブックに詰め込まない
登録する資料（ソース）には件数の上限があり、無料版で1ノートブックあたり50件、上位プランで300件程度が目安です。ただし上限に達していなくても、関係のない資料が混ざると回答の精度が落ちます。「この質問には、この資料群だけを見てほしい」という単位で分けるのが正解です。
分け方の基準
| 分け方 | 向いているもの | 例 |
|---|---|---|
| 部署別 | 問い合わせ先が部署で決まっているもの | 「人事関連」「経理のルール」 |
| 案件別 | 時系列で経緯を追う必要があるもの | 「◯◯社 新工場案件」（議事録・見積・仕様書） |
| 業務別 | 手順を引きたいもの | 「製造部の作業手順」「受注処理のマニュアル」 |
| 全社共通 | 全員が同じ答えを見るべきもの | 「就業規則・社内規程」 |
命名のルールを決める
ノートブックが増えると、今度は「どれを見ればいいか分からない」状態になります。作る前に命名の形を決めておきます。
【全社】就業規則・社内規程
【人事】採用・評価まわり
【案件】2026-09 ◯◯社 新工場
【製造】作業手順（第3工場）
先頭に大分類を付けるだけで、一覧から探しやすくなります。
共有範囲を最初に決める
ノートブックは作った人だけのものにもできますし、部署や全社に共有することもできます。問い合わせ窓口として使うなら共有が前提です。ここを決めずに個人で作り始めると、「担当者しか使っていない」状態で終わります。
部署別の始め方 — 最初の1つをどう選ぶか
全社で一斉に始めるとうまくいきません。効果が出やすい順に、部署ごとの入口を挙げます。
| 部署 | 最初に作るノートブック | なぜ効果が出やすいか |
|---|---|---|
| 総務・人事 | 就業規則・社内規程 | 「有給はいつから使えるか」のような同じ質問が毎月来る。回答工数がそのまま減る |
| 営業 | 過去の提案書・見積 | 似た案件の資料を探す時間が長い。探し物がそのまま減る |
| 製造・現場 | 作業手順書・品質基準 | 紙のファイルを探しに行く動線がなくなる |
| 経理 | 経費精算のルール | 判断に迷う問い合わせが多く、根拠を示せることに価値がある |
最も確実なのは総務・人事です。 同じ質問が繰り返し来る業務なので、効果が数えられます。「今月、規程についての問い合わせが何件あったか」を導入前に把握しておくと、1ヶ月後に比較できます。
よくある失敗と対処
| 失敗 | 何が起きるか | 対処 |
|---|---|---|
| 全資料を1つのノートブックに入れる | 関係ない資料が混ざり、回答がぶれる | 部署別・案件別に分ける |
| 作った人しか使っていない | 属人化して、その人が辞めると消える | 作成時点で共有範囲を決める |
| 古い版の資料を入れたまま | 廃止された規程に基づいた回答が返る | 改訂時にソースを差し替える担当を決める |
| 「必要に応じて使ってください」と案内する | ほぼ使われない | 「人事に聞く前にまずここで調べる」と業務に紐づける |
| 出典を確認せずに回答を信じる | 誤読に気づけない | 重要な判断では必ず出典リンクを開く運用にする |
3つ目の古い版の差し替えは見落とされがちです。規程が改訂されたときに誰がノートブックを更新するかを決めておかないと、時間とともに信頼できない状態になります。改訂の承認フローに「ノートブックの差し替え」を1行足しておくのが確実です。
7「使っていいAI」として社内に公式化する
活用例の最後は、ツールの使い方ではなく位置づけの話です。AIの業務利用を放置すると、社員が個人契約の無料AIに社内情報を貼り付ける「野良AI」リスクが生まれます。
NotebookLM（Gemini Notebook）は、アップロードしたデータがAIの学習に使われないことをGoogleが公式に明言しており、Google Workspaceのアカウント管理下で使えます。「社内情報を扱ってよいAIはこれ」と公式化することが、実は一番のセキュリティ対策になります。あわせて「顧客の個人情報を含む文書は登録しない」などの簡単なルールを決めておきましょう。
8よくある質問
Q1. 何から始めるのがいいですか？
A. マニュアルの問い合わせ窓口化（§1）です。効果が全社員に見えやすく、「AIは便利」という社内の空気を作れるため、その後の活用が進みやすくなります。
Q2. 議事録がそもそも残っていません。
A. 先にGoogle WorkspaceのGemini（Meetの自動メモ）で議事録を自動生成する運用を整えるのがおすすめです。その出力をNotebookLMに溜めれば§2の状態になります。この初期設定も当社で代行できます。
Q3. 情報漏えいが心配です。
A. アップロードしたデータはAIの学習に使われないとGoogleが公式に明言しています。その上で、共有範囲の管理と「登録してよい文書」の社内ルールを決めることをおすすめします（詳細はNotebookLMとは？の§4）。
Q4. 費用はかかりますか？
A. Google Workspace利用中なら追加費用なしで使えます。未導入なら1人あたり月額800円（税抜）からのGoogle Workspace導入とセットで始められます。
Q5. 社内展開まで手伝ってもらえますか？
A. はい。株式会社ふじサンバは、設定代行・ノートブックの設計・社員向けレクチャーまで、47都道府県にオンライン完結で対応しています（静岡県東部・神奈川は訪問も可）。
Q6. NotebookLM（Gemini Notebook）は中小企業だと何に使うのが効果的ですか？
A. 最初の一歩としておすすめなのは「社内マニュアル・規程の問い合わせ窓口化」です。就業規則や業務マニュアルをソースとして登録すれば、社員は担当者に聞かずに「経費精算の締め日は？」のように質問でき、回答には出典（資料の該当箇所）が付きます。次点は議事録のアーカイブ化で、過去の会議の決定事項を横断検索できるようになります。
Q7. 議事録をNotebookLMに入れると何ができますか？
A. 「◯◯の件はいつ・何が決まったか」「この顧客に関する過去の議論をまとめて」といった質問に、該当議事録の箇所を出典付きで答えてくれます。Google WorkspaceならGemini（Meetの自動メモ機能）で議事録を作り、そのGoogleドキュメントをNotebookLMに登録する流れが最短です。
Q8. 使い始めるのに費用はかかりますか？
A. Google Workspaceを利用中なら追加費用はかかりません。NotebookLM（Gemini Notebook）は全Workspaceプランに含まれており、Business Standard以上では利用上限が拡大されます。未導入の会社は、Google Workspace導入（1人あたり月額800円・税抜〜）とセットで始めるのが近道です。
Q9. AIの回答は信用できますか？間違えませんか？
A. NotebookLMは登録した資料の範囲で答え、回答に出典が付くため、一般的なAIチャットよりも誤りを確認しやすい設計です。ただし要約の過程で解釈がズレることはあるので、重要な判断では出典リンクから原文を確認する運用をおすすめします。
Q10. 導入や社内展開の支援は頼めますか？
A. 株式会社ふじサンバでは、Google Workspaceの導入支援（設定は当社が代行）とあわせて、NotebookLM・Geminiの社内活用レクチャーを行っています。47都道府県にオンライン完結で対応し、概算見積は無料です。
Q11. ノートブックはどう分けるのが正解ですか？
A. 「この質問には、この資料群だけを見てほしい」という単位で分けます。部署別（人事関連・経理のルール）、案件別（◯◯社の議事録・見積・仕様書）、業務別（製造部の作業手順）、全社共通（就業規則）が基本の分け方です。1つに詰め込むと、上限に達していなくても関係のない資料が混ざって回答の精度が落ちます。あわせて「【全社】就業規則」「【案件】2026-09 ◯◯社」のように先頭へ大分類を付ける命名ルールを決めておくと、数が増えても探せます。作成時点で共有範囲を決めることも重要で、ここを決めずに個人で作り始めると担当者しか使わない状態で終わります。
Q12. どの部署から始めるのが効果的ですか？
A. 総務・人事の「就業規則・社内規程」が最も確実です。「有給はいつから使えるか」のような同じ質問が毎月繰り返し来る業務なので、回答にかかっていた工数がそのまま減り、効果を数えられます。導入前に「今月、規程についての問い合わせが何件あったか」を把握しておくと、1ヶ月後に比較できます。次点は営業の過去提案書・見積（探し物の時間が減る）、製造・現場の作業手順書（紙のファイルを探しに行く動線がなくなる）です。全社で一斉に始めるとうまくいきません。
Q13. 導入したノートブックが使われなくなる原因は何ですか？
A. 5つあります。①全資料を1つに入れて回答がぶれる ②作った人しか使わず属人化する ③古い版の資料を入れたままで、廃止された規程に基づく回答が返る ④「必要に応じて使ってください」という案内だけで業務に紐づいていない ⑤出典を確認せず誤読に気づけない。とくに見落とされるのが③で、規程が改訂されたときに誰がノートブックを更新するかを決めていないと、時間とともに信頼できない状態になります。改訂の承認フローに「ノートブックの差し替え」を1行足しておくのが確実です。④への対処は、「人事に聞く前にまずここで調べる」と業務そのものに紐づけることです。
9まとめ
NotebookLM（Gemini Notebook）の社内活用は、①マニュアル窓口 → ②議事録アーカイブ → ③音声化の順で始めるのが定石です。すべてGoogle Workspaceに追加料金なしで含まれている機能なので、必要なのはツール代ではなく「最初の設計と週1時間の運用」だけ。その設計部分を、当社が導入支援とセットでお手伝いします。